El Gobierno Nacional expidió el Decreto 1040 de 2026, una reglamentación que modifica de manera significativa la forma en que empresas, entidades públicas y contratantes deben prevenir, atender, investigar y gestionar situaciones de acoso, violencia, violencia basada en género y discriminación en el ámbito laboral.
La norma reglamenta parcialmente disposiciones de la Ley 2466 de 2025 —Reforma Laboral— y desarrolla obligaciones previstas en las leyes 1010 de 2006, 2365 de 2024, 1257 de 2008, 248 de 1995 y 2528 de 2025. Para hacerlo, incorpora un nuevo Capítulo 8 al Decreto 1072 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo.
Su importancia práctica es considerable: el empleador ya no puede limitar su gestión a contar con un Comité de Convivencia Laboral o con una cláusula genérica en el reglamento interno. El Decreto configura un verdadero sistema empresarial de prevención, atención, protección, investigación, documentación y seguimiento de estas conductas.
Una protección que va mucho más allá del contrato de trabajo
Uno de los principales cambios consiste en la amplitud de las personas protegidas.
El Decreto no se limita a trabajadores subordinados. Sus reglas alcanzan también a personas vinculadas bajo otras modalidades contractuales, trabajadores por cuenta propia e informales, pasantes, aprendices, practicantes, internos y judicantes; trabajadores despedidos; voluntarios; personas que buscan empleo o participan en procesos de selección, e incluso quienes ejercen funciones o responsabilidades propias del empleador.
Además, la regulación se aplica en los sectores público y privado, en la economía formal e informal, en zonas urbanas y rurales y tanto en espacios físicos como virtuales, incluyendo escenarios de formación para el trabajo.
Esto obliga a las organizaciones a revisar protocolos que tradicionalmente estaban diseñados únicamente para empleados de planta. Un canal de denuncia que excluya contratistas, temporales, aprendices o practicantes podría resultar insuficiente frente al nuevo marco regulatorio.
El acoso y la violencia no tienen que repetirse necesariamente
Otro aspecto relevante es que el Decreto adopta una definición amplia de acoso y violencia en el mundo del trabajo.
La norma señala que pueden estar constituidos por comportamientos o prácticas inaceptables —o amenazas de estas— que se presenten una sola vez o de manera repetida, cuando estén encaminados, entre otras circunstancias, a generar miedo, intimidación, terror, angustia, perjuicio laboral, desmotivación o la renuncia de la persona.
Esta regulación debe analizarse conjuntamente con las categorías y requisitos establecidos en la Ley 1010 de 2006 y las demás normas que continúan vigentes. Sin embargo, deja claro que el sistema de prevención empresarial no puede desechar automáticamente una situación por el simple hecho de tratarse de un episodio único.
Especial tratamiento recibe la violencia o el acoso sexual, que el Decreto ubica expresamente dentro de las conductas protegidas en el contexto laboral y reconoce como modalidad de acoso laboral.
Política y protocolo dejan de ser documentos accesorios
Probablemente la obligación empresarial de mayor impacto inmediato es la exigencia de contar con una política de prevención y con un protocolo de prevención, atención y sanción del acoso, la violencia, la violencia basada en género y la discriminación.
No basta con elaborar el documento. Ambos instrumentos deben ser implementados, publicados, socializados y conocidos por todas las personas, independientemente de la modalidad de vinculación.
La política debe incluir, entre otros aspectos, construcción participativa con trabajadores y sindicatos; enfoques de género, diferencial e interseccional; principios de dignidad, igualdad, confidencialidad, no revictimización y debida diligencia; declaración institucional de cero tolerancia; identificación de derechos y deberes; actividades preventivas, e indicadores y mecanismos de seguimiento.
El protocolo, por su parte, debe traducir esos principios en procedimientos concretos: ruta de atención, canales seguros y confidenciales, responsables definidos, medidas de protección, investigación con debida diligencia, acciones correctivas, capacitación, estadísticas y mecanismos de articulación con las autoridades.
Además, deberán existir espacios de formación y actualización anualmente.
Y la obligación no es meramente declarativa: el Decreto establece expresamente que el Ministerio del Trabajo podrá ejercer sus facultades de vigilancia y sanción por la inexistencia o falta de socialización de la política y el protocolo.
También deberán actualizarse reglamentos y contratos
Las organizaciones tendrán que revisar su documentación laboral.
El Decreto dispone que los empleadores públicos y privados deben incorporar expresamente sus disposiciones en los reglamentos internos y, además, informar tanto en los contratos de trabajo como en otras formas de vinculación sobre la existencia y carácter vinculante de la política y del protocolo de prevención, atención y sanción.
En términos prácticos, esto supone revisar no solamente el Reglamento Interno de Trabajo, sino modelos de contrato laboral, contratos con personal temporal y, según corresponda, documentos utilizados con contratistas, aprendices y otras formas de vinculación.
Las empresas tendrán obligaciones concretas desde que conocen un caso
El Decreto transforma igualmente la manera de atender una denuncia.
Cuando la organización tenga conocimiento de una situación deberá brindar acompañamiento y orientación, que puede comprender atención psicológica, jurídica o médica; activar sus rutas internas; orientar a la víctima sobre mecanismos administrativos y judiciales; solicitar apoyo psicológico a través de la ARL; proteger los datos sensibles e incorporar dentro del SG-SST la valoración e intervención del riesgo psicosocial relacionado con el caso.
Esto significa que la respuesta empresarial no puede limitarse a recibir la queja y trasladarla al Comité de Convivencia.
El sistema deberá articular, según el caso, Talento Humano, SG-SST, Comité de Convivencia, responsables de violencias de género, ARL, asesoría jurídica y eventualmente autoridades externas.
Medidas de protección incluso antes de tener una decisión definitiva
Uno de los puntos más relevantes para la gestión empresarial es que las medidas de protección pueden adoptarse desde las primeras etapas.
La norma ordena realizar una evaluación rápida y confidencial y permite activar medidas inmediatas desde la manifestación de los hechos o la solicitud, sin requerir prueba previa.
Esto no significa prejuzgar sobre la responsabilidad del denunciado. Se trata de separar la protección provisional de la decisión definitiva sobre los hechos.
Entre las medidas contempladas se encuentran evitar el contacto entre víctima y denunciado, garantizar condiciones seguras, modificar turnos, permitir teletrabajo, redistribuir tareas, modificar condiciones de supervisión y efectuar seguimiento periódico.
El empleador debe procurar además que esas medidas no terminen perjudicando a quien presentó la denuncia. También deberá valorar la protección de testigos, denunciantes y acompañantes cuando exista riesgo de represalias.
Las denuncias podrán presentarse incluso verbalmente
Las empresas tendrán que habilitar mecanismos accesibles.
Las quejas podrán formularse mediante medios electrónicos, físicos o verbales y no será indispensable que previamente exista denuncia penal o queja disciplinaria.
Cuando la manifestación sea verbal, el empleador, contratante o la ARL deberá garantizar que quede registrado lo denunciado.
Esto tiene una consecuencia importante para las áreas de gestión humana: una manifestación verbal suficientemente concreta no debería ser ignorada simplemente porque el trabajador no haya presentado una carta formal.
Mayor protección frente a represalias
El Decreto fortalece además la protección de denunciantes y testigos.
Dispone que no pueden ser objeto de represalias por intervenir en procedimientos relacionados con acoso o violencia laboral y establece que carecerán de efecto las terminaciones unilaterales o destituciones de la víctima producidas durante los seis meses siguientes a la presentación de la petición, siempre que posteriormente se verifique por vía judicial, administrativa o de control la ocurrencia de los hechos denunciados.
Por ello, las decisiones disciplinarias o de terminación contractual que involucren a una persona que haya presentado recientemente una denuncia exigirán una trazabilidad probatoria especialmente rigurosa, capaz de demostrar que la decisión responde a razones objetivas y ajenas a cualquier retaliación.
Cinco días hábiles para determinadas medidas en casos de acoso sexual
El Decreto incorpora garantías específicas para las víctimas de acoso o violencia sexual.
La persona afectada podrá solicitar traslado del área de trabajo, teletrabajo cuando existan condiciones de riesgo, evitar labores que impliquen interacción con la persona investigada e incluso dar por terminado el contrato laboral o contractual sin sanción relacionada con el preaviso.
Un aspecto particularmente importante para los empleadores es el término: las medidas relacionadas con traslado, teletrabajo, separación funcional y terminación solicitada por la víctima deberán ser adoptadas en un plazo no superior a cinco días hábiles, considerando la organización operativa de la entidad.
Cambia también la forma de investigar y valorar las pruebas
La regulación no se concentra únicamente en la prevención. También establece criterios para investigar y decidir.
Inspectores, empleadores y entidades deben actuar bajo los deberes de debida diligencia, corresponsabilidad, no tolerancia y no repetición.
En situaciones relacionadas con violencia o discriminación por género, la valoración probatoria debe incorporar perspectiva de género y diferencial. Entre otros criterios, el Decreto ordena evitar estereotipos, prevenir la revictimización y permite flexibilizar la carga probatoria, privilegiando indicios cuando la prueba directa resulte insuficiente.
Más aún, cuando exista una situación de sujeción o indefensión puede operar inicialmente una presunción de discriminación, cuya desvirtuación corresponde a quien ejecutó el presunto acto discriminatorio. La simple negación de los hechos puede no resultar suficiente.
Esto convierte la documentación empresarial en un elemento crítico. Procesos de selección, evaluaciones de desempeño, decisiones disciplinarias, traslados y terminaciones contractuales deberán contar con razones objetivas y soportes verificables.
Al mismo tiempo, el propio Decreto aclara que la reserva y protección de la víctima no puede utilizarse para desconocer el derecho de defensa ni la presunción de inocencia.
El papel de las ARL también se fortalece
Las Administradoras de Riesgos Laborales deberán disponer de líneas telefónicas o plataformas digitales atendidas por profesionales de salud mental para prestar apoyo psicológico, intervención y primeros auxilios emocionales.
La cobertura de estas medidas se extiende a víctimas independientemente del tipo de vínculo laboral o contractual.
Las empresas, por lo tanto, deberán incorporar dentro de sus protocolos una verdadera articulación con las ARL y no tratarlas simplemente como destinatarias finales de reportes.
¿Qué deberían hacer ahora los empleadores?
A partir de la expedición del Decreto, una revisión de cumplimiento debería comprender al menos:
- elaborar o actualizar la política integral de prevención del acoso, violencia y discriminación;
- adoptar un protocolo operativo con rutas, responsables, términos, medidas de protección y canales de denuncia;
- actualizar el Reglamento Interno de Trabajo;
- revisar contratos laborales y demás documentos de vinculación;
- habilitar mecanismos escritos, electrónicos y verbales para recibir denuncias;
- definir procedimientos de registro y custodia confidencial de la información;
- capacitar anualmente a trabajadores y demás personas vinculadas;
- formar especialmente a Talento Humano, SG-SST, directivos y Comité de Convivencia;
- establecer mecanismos para adoptar medidas cautelares o de protección de manera rápida;
- integrar la gestión de estos casos con el SG-SST y la ARL;
- establecer reglas especiales para casos de acoso sexual, incluida la atención del término de cinco días hábiles;
- revisar la metodología utilizada para investigaciones internas y valoración probatoria;
- documentar especialmente las decisiones laborales adoptadas respecto de denunciantes, víctimas o testigos para prevenir riesgos de retaliación.
Un cambio de enfoque para las relaciones laborales
El Decreto 1040 de 2026 representa algo más que una nueva obligación documental.
Su lógica consiste en trasladar a las organizaciones desde un esquema predominantemente reactivo, que intervenía cuando el conflicto ya se había materializado, hacia un modelo preventivo basado en gestión del riesgo, canales accesibles, protección inmediata, trazabilidad, perspectiva diferencial y responsabilidad institucional.
También eleva el nivel de diligencia que se espera de empleadores y contratantes. La falta de respuesta, la ausencia de protocolos, una investigación deficiente o una medida que termine revictimizando al denunciante pueden convertirse ahora en elementos relevantes dentro de las actuaciones de inspección, vigilancia y control del Ministerio del Trabajo.
El Ministerio podrá incluso verificar las medidas de protección implementadas y efectuar requerimientos cuando identifique omisión o negligencia del empleador.
En situaciones graves o de peligro inminente para la vida, salud o seguridad de los trabajadores, las autoridades pueden ordenar medidas inmediatas e incluso la interrupción de la actividad laboral.
Finalmente, la norma dispone que el Decreto 1040 de 2026 rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.
En consecuencia, para las empresas colombianas la pregunta ya no debería ser únicamente si cuentan con un Comité de Convivencia Laboral. El nuevo estándar exige determinar si poseen un sistema integral y demostrable para prevenir, recibir, investigar, proteger, decidir, documentar y hacer seguimiento a los casos de acoso, violencia y discriminación que puedan producirse en el mundo del trabajo.