En el marco del fortalecimiento del sistema de facturación electrónica en Colombia, el Documento Soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente (DSNO) se ha consolidado como un requisito indispensable para la procedencia fiscal de costos, deducciones e impuestos descontables. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha intensificado recientemente sus actuaciones de fiscalización sobre la correcta generación y transmisión de este documento, convirtiéndolo en un foco recurrente de controversias tributarias.
1. Origen normativo y evolución del DSNO
El DSNO fue introducido mediante el Decreto 358 de 2020, posteriormente compilado en el artículo 1.6.1.4.12 del Decreto Único Reglamentario Tributario (DURT). Su desarrollo operativo y técnico se dio a través de la Resolución DIAN 000167 de 2021, que lo integró formalmente al sistema de facturación electrónica y definió sus requisitos, condiciones de generación y transmisión.
Este documento aplica tanto para adquisiciones realizadas a personas naturales no obligadas a facturar en Colombia, como para proveedores del exterior, siempre que dichas operaciones pretendan ser reconocidas fiscalmente.
2. Modalidades y periodicidad de generación
De conformidad con la Resolución 000167 de 2021, el DSNO debe ser generado y transmitido por el adquirente, bajo dos modalidades claramente delimitadas:
- Por cada operación individual, o
- De forma acumulada semanal, siempre que las operaciones correspondan al mismo proveedor.
Estas son las únicas alternativas válidas previstas en la regulación vigente, aspecto que resulta especialmente relevante frente a interpretaciones erróneas sobre la posibilidad de emitir el documento de manera mensual o extemporánea.
3. Aclaraciones introducidas por el Decreto 442 de 2023
Posteriormente, el Decreto 442 de 2023 introdujo una flexibilización importante: permitió que la fecha de generación del DSNO no coincida necesariamente con la fecha exacta de la operación económica. Sin embargo, es fundamental subrayar que esta norma no modificó la periodicidad de generación, ni habilitó la emisión del documento por fuera de los dos límites temporales establecidos desde 2021.
En consecuencia, aunque existe mayor flexibilidad operativa, la obligación de generación individual o semanal se mantiene incólume, y su desconocimiento puede derivar en la pérdida del reconocimiento fiscal de los costos y gastos asociados.
4. Función probatoria y criterios jurisprudenciales
Tanto la jurisprudencia del Consejo de Estado como la doctrina reiterada de la DIAN han sido claras en señalar que los documentos que integran el ecosistema de facturación electrónica —entre ellos el DSNO— cumplen una función eminentemente probatoria.
En este sentido, el DSNO constituye un requisito sustancial para la procedencia de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como para la correcta imputación de impuestos descontables, en especial el IVA. Su ausencia, generación extemporánea o transmisión incorrecta puede ser suficiente para que la administración tributaria desconozca los efectos fiscales de la operación, incluso si esta ocurrió materialmente.
5. Implicaciones prácticas y recomendaciones
Ante el actual enfoque fiscalizador de la DIAN, resulta indispensable que los contribuyentes:
- Implementen controles internos robustos para identificar oportunamente las operaciones que requieren DSNO.
- Garanticen la generación y transmisión dentro de los plazos normativos.
- Aseguren la consistencia entre la información contable, contractual y tributaria.
- Capaciten a sus equipos contables y financieros sobre las reglas específicas del DSNO.
La correcta gestión de este documento no solo asegura la validez fiscal de los costos, deducciones e impuestos descontables, sino que también reduce significativamente el riesgo de glosas, sanciones y litigios frente a la administración tributaria.
6. Conclusión
El Documento Soporte en adquisiciones con no obligados a facturar ha dejado de ser un requisito meramente formal para convertirse en un elemento crítico de defensa fiscal. En un entorno de fiscalización cada vez más automatizado y riguroso, su adecuada implementación representa una buena práctica tributaria y una herramienta esencial de gestión del riesgo fiscal.